Spese dipendenti: quali opportunità oggi grazie alla gestione automatizzata?

In un’epoca in cui la digital transformation occupa un ruolo sempre più centrale all’interno delle aziende, risulta determinante abbandonare i processi manuali in favore di procedure automatizzate anche per quello che riguarda lo spend management.

A questo proposito, tra le attività che possono trarre maggiore giovamento dalla digitalizzazione è possibile annoverare la gestione delle spese dei dipendenti, che ancora oggi molto spesso viene condotta avvalendosi di risorse poco efficaci oppure ormai obsolete.

Spese dipendenti: quali criticità con una gestione tradizionale?

I flussi d’acquisto dei dipendenti contribuiscono ad alimentare l’attività imprenditoriale a tutto tondo: senza una gestione ottimale, tuttavia, possono arrivare a determinare anche inefficienze e criticità in azienda.

Si tratta di un fenomeno sempre più frequente, soprattutto nel caso in cui le spese dei collaboratori vengano effettuate tramite carte di credito: esse, infatti, oltre ad avere un plafond da rispettare, non permettono di visualizzare e tenere traccia in tempo reale delle transazioni effettuate.

Altre problematiche possono verificarsi quando è il dipendente ad anticipare le spese o l’azienda a fornire al collaboratore denaro contante. In questi casi, le difficoltà possono essere legate alla mancanza di trasparenza per quello che riguarda determinati acquisti, così come a pratiche di rimborso con tempistiche estremamente lunghe, che possono arrivare a provocare malcontento dei dipendenti.

Come automatizzare la gestione delle spese dei dipendenti

Al giorno d’oggi, per favorire una gestione delle spese dei dipendenti che risulti al tempo stesso smart ed efficace è possibile avvalersi di soluzioni come Soldo, una piattaforma smart che permette di automatizzare ogni aspetto legato allo spend management.

Oltre a una web console del tutto user-friendly, Soldo mette a disposizione delle imprese anche carte di pagamento aziendali con budget e regole di spesa, personalizzabili. In questo modo i dipendenti hanno la possibilità di attingere solo ai fondi di volta in volta necessari per effettuare gli acquisti per conto del business.

Inoltre, è possibile disporre di un’app mobile per catturare una copia digitale di ricevute e scontrini e tenere traccia delle transazioni, e una web console per la gestione di spese, carte aziendali e dei classici aspetti relativi alla contabilità.

Il tutto con la possibilità di sincronizzare e riconciliare immediatamente spese e ricevute, andando in questo modo a eliminare tutti quegli inconvenienti causati dall’errore umano.

I vantaggi di automatizzare la gestione delle spese dipendenti

L’automazione della gestione delle spese dei dipendenti consente di ottenere tutta una serie di vantaggi che, nel lungo periodo, possono riflettersi sulla salute economica dell’impresa.

Il primo è legato all’opportunità di gestire le policy di spesa in modo più efficiente, individuando nell’immediato l’eventuale presenza di transazioni non autorizzate oppure non necessarie.

Allo stesso tempo, è possibile identificare più facilmente reparti e collaboratori che effettuino acquisti dagli importi eccessivi e, se necessario, impostare un tetto massimo di spesa per evitare che la loro attività, nel lungo periodo, possa andare a impattare negativamente sul bilancio aziendale.

Conoscere come vengono utilizzate le risorse aiuta inoltre ad avere un report completo sulla gestione delle spese ed eventualmente togliere fondi ad attività meno produttive per destinarli a quegli investimenti che potrebbero risultare più remunerativi.

Naturalmente, l’automatizzazione elimina le procedure manuali, azzerando gli errori che ne conseguono, e contribuisce a ridurre l’impatto che un lavoro ripetitivo può avere sul benessere psicofisico dei dipendenti.

Inoltre, consente di affidare ai collaboratori incarichi più stimolanti o con cui generare maggior valore per l’azienda, un aspetto che permette di incrementare il livello di soddisfazione generale dei dipendenti e, al tempo stesso, quello del benessere del business a tutto tondo.